Ettevõtted 2.0

laplock.png

Kuigi endiselt interneti kasutajatest vaid väga vähesed on hõivatud blogimise, wikidesse kirjutamise, tag-ide lisamisega del.icio.us-e laadsetesse süsteemidesse ja muu taolisega, ei kujuta tänast internetti enam ilma sotsiaalse meediata õieti ette. Sotsiaalne meedia on tänaseks oma niši leidnud ja jätkab kasvamist eksponentsiaalses tempos, nii et vähemalt selle valdkonna tervise pärast muretseda ei tasu.

Kui aga suvaline start-up ettevõte saab mainitud teenuste kasutamisega jalad alla või vähemalt on nendest meetoditest mingit kasu, maksaks ka suurematel selles suunas vaadata. Nimelt tuleks hakata ka täiesti “tavalistel” firmadel võib olla üle vaadama kompaniisisest intraneti poliitikat ning õppust võtta juba edukalt olemasolevaid sotsiaalse meedia tehnoloogiaid kasutavatest teenustest. Sest mis muud see intranet on, kui mitte kompaniisisene sotsiaalse meedia keskkond.

Dokumentide rägastiku probleem

Esiteks võiks kohe välja tuua dokumentide ja juhendite rägastikud (näiteks kõikvõimalikud ISO protseduurid), mis reeglina elektrooniliselt kusagil eksisteerivad, aga millest vajaliku info leidmine on sulaselge piin. Neid dokumente on lihtsalt niivõrd palju, antud arv võib ulatuda tuhandete ja tuhandeteni. Niisiis soovitud info leidmiseks tuleb reeglina hoopis teadjamatele helistada ning otse neilt küsida, kuna ise otsima asudes on raisatud tööaja hulk palju suurem, kui summeeritud enda ja teadja telefonivestluse peale kuluv.

Üsna lihtsalt annaks aga antud probleem lahendada sotsiaalse meedia vahenditega, esiteks oleks sellestki abi, kui mingil serveri virtuaalsel kettal asuvad MS Wordi dokumendid oma sisuga andmebaasi pandud saaks – otsinguprotsess andmebaasist mingi sõna või fraasi järgi on teatavasti tunduvalt kiirem, kui otsida kusagilt ketta pealt failide hulgast midagi Windows Exploreri Search käsuga. Väikese arvu vastete korral likvideerib juba see tegevus kogu probleemi eos.

Kui andmebaasi kasutamine eriline spetsiaalselt sotsiaalse meedia postulaat küll pole, siis suure arvu vastetega otsingu puhul oleks juba tarvis kasutada midagi justnimelt sellest suunast.

Näiteks eespool mainitud tag-ide ehk ühiskondlike järjehoidjate kasutuselevõtt. Iga kord kui keegi sooritab mingit otsingut ja mingi ime läbi otsitu ka leiab, võib ta lisada tulemusele enda määratud sõnalise järjehoidja, olenemata sellest, kas see langeb eelnevate määratutega kokku või mitte.

Nii muutub otsing iga kasutamise korral targemaks, kuna järgmine kord läheb juba antud järjehoidja arvesse – kui kedagi huvitab mingi konkreetne eelarveprotseduuri osa ja mitmed inimesed on enne seda vastavat asja otsinud ning vastava märksõnaga ära märgistanud, siis edaspidi võiks antud tulemus esineda näiteks teistest eespool ja seega olla ka kergemini kasutajale leitav.

Otsinguid annab mitut moodi optimeerida, faktiks aga jääb, et hetkel valitsev trend, kus dokumendid asuvad lihtsalt dokumendifailidena kusagil kaustades laiali, pole sugugi jätkusuutlik, soodustades vaid koos ettevõtte vanuse suurenemisega bürokraatia süvenemist.

Probleemide jooksev lahendamine

Väikeses ettevõttes mitte niivõrd aktuaalne – aga samas kogu probleem pole väikeses ettevõtes eriti aktuaalne, kogu see segaduse lugu on peamiselt suurte ettevõtete mure – on tekkivatele probleemidele olemasoleva lahenduse leidmine.

Väikeses ettevõttes on niikuinii kõik teada või on selge, et kellelt küsida, aga suurtes ettevõtetes on tekkinud probleemi võibolla naaberosakond juba korra lahendanud, aga kõne all olevas osakonnas ei tea keegi sellest midagi ning seega asutakse hoopis nõu kuulda võtmise asemel jalgratast leiutama.

Väga palju asju saaks lahendada just preventiivselt nendesamade blogide ja wikide pidamisega. Kui sellises keskkonnas on juba kord mingit probleemi käsitletud ja parim lahendus välja pakutud ja suure tõenäosusega ka praktikas testitud, on seda kõike väga lihtne leida ja uuesti tulemuse tarbeks rakendada.

Parem informeeritus

Kogu mõte on seega just inimeste parem informeeritus, et ei tekiks olukorda, kus mingil kriitilisel momendil võetaks vastu vale otsus puhtalt tänu sellele, et inimestele poldud eelnevalt piisavalt mingit teavet jagatud. Kas siis oli üldse midagi edasi teatamata jäetud või oli vajalik infomüra sisse ära kadunud.

Probleemid

Peamised probleemid seisnevad turvalisuses. Info on tänapäeval võibolla suuremgi väärtus, kui raha ja seega vajab head peremeest. Tänu ettenähtud turvaprotseduuridele ei ole arvatavasti võimalik suure ettevõtte elutähtsat infot avalikes serverites hoida. Enda omas jälle hakkab meenutama süsteem tavalisi desktop aplikatsioone, sama hästi võiks ju siis Outlooki kasutada, kuna fakt on, et enda süsteemi arendamine läheb vägagi kulukaks.

Samas on ka sisene infolekke võimalus, kus keegi töötaja edastab konkurentidele soovitud infot, mida ta taolisest süsteemist siis vägagi kergelt kätte saaks. Kuid seda ei saa niikuinii ka traditsionaalsema lähenemise puhul välistada. Avatusest tulenev kasu peaks olema igal juhul kordades suurem, kui info kiivas varjamine ja suletud süsteem. Kõige nõrgem lüli on siiski ettevõtte ketis mitte mingi süsteem vaid inimene ja selle vastu ei saa.

Web2.0 – vaid ilus UI?

Inimesed kipuvad arvama, et Web 2.0 tähendab kõigest ilusat kasutajaliidest, kuid tegelikult on ilus(ehk praktiline) kasutajaliides ju tervikut täiendav osa, oluline on kasutaja enda elu mugavamaks ja täisväärtuslikumaks tegemine. Ettevõtetel, eriti just suurtel, tasuks ühesõnaga kindlasti mõelda, et kuidas muuta loosung infoühiskonnast reaalsuseks ja seega ettevõtet kasumlikumaks majandamiseks. Web 2.0 enda elujõulisust tõestanud meetodid võiksid olla just selleks lähtekohaks.

4 thoughts on “Ettevõtted 2.0”

  1. Oponeerin. Andmebaasiga on see probleem, et sinna tuleb andmed sisse toppida. Kasutajad ei koosta oma “MSW dokumenti” otse baasi. Ikka kettale ja siis, kui viitsimist on, ka baasi. Ja peale muudatuste tegemist… jälle baasi? Ja nii iga kord? Algul on põnev, pärast tüütu. Et taoline süsteem üldse töötaks, peaks olema töötlemine automatiseeritud – kõik kindlas kataloogis olevad asjad indekseeritakse kõige naha ja karvadega. Kuidas suvaliste dokumentide (PPoint? PDF?) sisu indekseerida, on juba omaette ooper aga see selleks. Ega asjata pole tekkinud sellised monstrumid nagu dokumendihaldussüsteemid. Kas on mõtet neid uute vahenditega dubleerida? Kui seda oleks kergem kasutada, siis jah. Muidu mitte.

  2. Ei ole sellega päris nõus. Esiteks põhimahtu omavad dokumendid, ISO juhendid ja muud taolised, mis on juhtkonna poolt kinnitatud, muutuvad väga harva, kuna see lihtsalt on väga keeruline protsess. Ja nende väheste muudatuste sünkroniseerimine ei tohiks küll raske olla.

    Kogu vahe olemasolevate dokumendihalduste ja praeguste sotsiaalse meetodite vahel on kvalitatiivne – dokumendihaldussüsteemid kujutavad endast raamistikku mille vahel asuvad andmed, andmed on seotud raamistiku külge. Sotsiaalse meedia vahendid, aga, kogumeid, kus subjektid on koha vahetanud – raamistik on seotud hoopis andmete külge.

    Kogu raamistik sotsiaalses meedias on üldsegi tinglik ning iga kasutaja saab seda omalt poolt mõjutada. Ja see teebki sellisest kogust otsimise ja mis tähtsam – leidmise, palju, palju lihtsamaks.

  3. ISO-standardite ülesleidmisega pole jällegi tavaolukorras probleemi kah. Need ongi koguaeg ühes kohas ega sõltu kasutaja suvast, niiet nende leidmine ei ole raske. 90% ajast kulub juhudokumentide, mis kunagi kellegi poolt tehtud, leidmisele ja mitmeversiooniliste dokumentide kõige värskema versiooni väljaselgitamisele.

  4. Sellest jutt oligi, et “ühest kohast leidmine” võib üsna probleemseks osutuda, kui neid standardi dokumente ehk erinevaid protseduuride juhendeid väga palju on, sest mingisugune loogiline hierarhia võib sellele, kes iga päev neid asju ei kasuta vägagi hoomamatuks osutuda. Lõpuks leiab jah üles, aga aega kulub ka palju.

    Sellise fikseeritud dokumendikogumi puhul saabki väga edukalt kasutada kasutajapoolset sorteerimist, kus pannakse otsitulemustele tag-e jne. See pole enam ju standardiga seotud, vaid lihtsalt abivahend.

Kommenteerimine on suletud.